Tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

Sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty là ngày trọng đại, đánh dấu cột mốc ngày công ty được thành lập. Đây là dịp để tri ân, ôn lại và đánh giá những kết quả đạt được của công ty trong suốt quá trình hình thành và phát triển. Ngoài ra, cũng là dịp để mọi người cùng nhau nâng ly chúc mừng sinh nhật công ty, cùng nhau giao lưu, chia sẻ những kỉ niệm trong thời gian gắn bó.

Lễ kỷ niệm thành lập công ty còn thể hiện lòng biết ơn của doanh nghiệp gửi đến những nhân viên, con người cống hiến, xây dựng công ty, bên cạnh đó là những lời tri ân đến khách hàng, đối tác luôn tin tưởng đồng hành cùng doanh nghiệp ngay cả những lúc khó khăn.

Tổng quan về ngày kỷ niệm thành lập công ty

Ngày kỷ niệm thành lập công ty (hay còn gọi là corporate anniversary) là một event có nội dung thể hiện bản sắc và sự trường tồn của một công ty sau một thời gian dài liên tục hoạt động và gặt hái được nhiều thành quả.

Ngày kỷ niệm thành lập công ty cũng chính là ngày sinh nhật công ty. Do vậy, mọi người thường hay nhầm lẫn việc tổ chức hai sự kiện là một tuy nhiên, bản chất của hai sự kiện có sự khác nhau rõ rệt. Đó là:

• Đối với tổ chức sinh nhật công ty, các doanh nghiệp sẽ tổ chức thường niên mỗi năm vào đúng ngày công ty thành lập. Thường việc tổ chức tiệc sinh nhật sẽ đơn giản và có thể tổ chức ngay tại văn phòng công ty. Đối tượng khách mời tham dự cũng tùy vào quy mô của sự kiện. Và có thể chỉ có nhân viên công ty tham gia mà không cần mời các đối tác, khách hàng.
• Đối với tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty thì thường các doanh nghiệp sẽ tổ chức hoành tráng hơn với các một cột mốc cụ thể như 1 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm,… ngày thành lập công ty. Đối tượng khách mời tham dự cũng sẽ rộng hơn và chắc chắn sẽ có sự tham gia của các đối tác, khách hàng lớn và tiềm năng của công ty. Ngoài  ra, còn có các đơn vị truyền thông, báo chí cùng toàn thể đội ngũ nhân viên của công ty.

Kịch bản tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty

Thông thường, kịch bản lễ kỷ niệm thành lập công ty thường dựa trên các yếu tố văn hóa của doanh nghiệp để tạo nên một chương trình có tính chất đặc thù, riêng biệt của doanh nghiệp. Kịch bản chương trình lễ kỷ niệm thường được xây dựng sáng tạo, có chủ đề, cấu chuyện. Nhưng cũng cần bám sát vào đặc trưng ngành nghề, đặc điểm riêng của doanh nghiệp.

Nội dung kịch bản tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty

• Đón khách, dẫn khách vào bàn
• Chuẩn bị khai mạc: mc gửi lời chào, các tiết mục nghệ thuật, đại diện công ty lên phát biểu khai mạc
• Khách mời nhập tiệc, giới thiệu lịch sử hình thành phát triển, thành tựu bằng cách trình chiếu
• Đại diện các khách mời, đại diện nhân viên công ty lên phát biểu.
• Trao thưởng và vinh danh cho nhân viên, tặng quà tri ân khách hàng.
• Đại diện công ty lên phát biểu, gửi lời cảm ơn tới khách mời, có thể tặng nhau những bó hoa tăng sự hợp tác, hữu nghị
• Nghi thức kỷ niệm: Rót băng đăng hoặc cắt bánh kem kỷ niệm
• Khai tiệc và ăn tiệc
• Các chương trình trò chơi, vòng quay may mắn đan xen cùng văn nghệ tạo không khí hứng khởi
• Bế mạc chương trình, tiễn khách cùng quà tặng chuẩn bị sẵn cho từng người, nên do đại diện công ty tự tay trao thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp của công ty.

Tổ chức lễ kỉ niệm công ty độc đáo, mang lại niềm vui cho mỗi khách mời tham dự

Kế hoạch tổ chức ngày lễ kỷ niệm thành lập công ty

1. Xây dựng chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm

Để sự kiện trở nên độc đáo, đặc biết và gây được tiếng mang thì cần xây dựng chủ đề cụ thể cho buổi tiệc. Việc lựa chọn chủ đề nên dựa theo cột mốc kỷ niệm của công ty hoặc theo đặc thù doanh nghiệp, sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Ví dụ: Chặng đường 10 năm phát triển công ty…, hoặc có thể lấy chủ đề là một câu nói ý nghĩa, hay là tiêu chí của doanh nghiệp, nhắc đến nó cũng như là nhắc đến thương hiệu của công ty, ai cũng có thể hiểu.

Khi đã xác định được chủ đề rõ ràng thì mọi vấn đề liên quan đến sự kiện (banner, backdrop, hoa trang trí…), kịch bản, hoạt động chương trình sẽ rõ ràng và có định hướng.

2. Xác định đối tượng khách mời tham dự lễ kỷ niệm

Xác định đối tượng, số lượng khách mời của công ty để lên kế hoạch sắp xếp đón tiếp được diễn ra cẩn thận và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt cho khách mời tham dự.

Khách mời tham dự của công ty, doanh nghiệp trong lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty thường là nhân viên công ty, đối tác, khách hàng mới và lâu năm.

Bạn nên sử dụng thiệp mời cho buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty. Thiệp mời cần phải ghi rõ nội dung chủ đề để khách mời chuẩn bị tốt.

 

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

• Về thời gian tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty cần chú ý lựa chọn thời gian hợp lý nhằm đảm bảo việc các khách mời đều có thể đến tham dự.
• Về địa điểm tổ chức kỷ niệm thành lập công ty, dựa vào số lượng khách mời và quy mô chương trình để lựa chọn địa điểm phù hợp, thuận tiện cho việc setup sân khấu và tổ chức chương trình.

Liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ về địa điểm sao cho đúng với tiêu chí đặt ra hoặc có thể liên hệ công ty sự kiện để xử lý các vấn đề khó khăn.

4. Dự trù chi phí tổ chức

Dựa vào quy mô chương trình và cột mốc sự kiện để dự trù kinh phí phù hợp. Cần tính toán các hạng mục chi tiết để phân bổ chi phí sao cho cân đối, tránh tối đa các khoản chi phí phát sinh.

5. Lên thiết kế, in ấn

Sau khi có chủ đề của chương trình, việc lên ý tưởng thiết kế sẽ được phát triển chi tiết và thật chỉnh chu.

Thiết kế đẹp, có tính thẩm mỹ và thể hiện được những nét riêng của doanh nghiệp sẽ giúp tạo hiệu ứng hình ảnh đẹp, thu hút khách mời và giúp truyền thông mạnh mẽ.

6. Xây dựng kịch bản chương trình

Để sự kiện thành công, cần phải chuẩn bị và lựa chọn kịch bản phù hợp. Ngoài ra, cần chuẩn bị các phương án dự phòng để back up, tránh những rủi ro không đáng có trong khâu tổ chức.

7. Lựa chọn nhân sự, thiết bị phục vụ cho lễ kỷ niệm thành lập công ty

Để tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty cần rất nhiều nhân sự ở các vị trí khác nhau như: lễ tân, phục vụ, trang trí sân khấu, đạo diễn sự kiện, mc, cameramen, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật,…

Về vấn đề nhân sự, chúng tôi khuyên các bạn nên lựa chọn công ty làm sự kiện có kinh nghiệm để đảm bảo về chất lượng và chuyên nghiệp.

Trang thiết bị phục vụ cho buổi kỷ niệm như các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn hình led, pháo hoa… Có thể thuê tại các nơi cung cấp dịch vụ hoặc sử dụng trọn gói dịch vụ của công ty sự kiện bao gồm cả thiết bị và người lắp đặt, đạo diễn chương trình.

8. Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng tại lễ kỷ niệm

Quà tặng nên chuẩn bị trước, sao cho phù hợp theo chương trình. Nên lựa chọn quà  ý nghĩa, mang dấu ấn của doanh nghiệp và phụ thuộc vào chi phí của doanh nghiệp. Thường các công ty ưu tiên lựa chọn những phần quà là sản phẩm của doanh nghiệp để tặng cho khách hàng. nhân viên sau khi khách tham dự ra về.

9. Tổng duyệt, kiểm tra, những vấn đề có thể phát sinh

Sau khi đã có đủ những điều kiện để tổ chức một lễ kỷ niệm thành lập công ty nên kiểm tra lại một lần nữa tất cả các vấn đề để buổi lễ diễn ra thành công, trọn vẹn, ý nghĩa.

Việc kiểm tra cần phải để ý xem đã theo đúng timeline chưa, dự đoán được sự cố có thể xảy ra. Đa phần các buổi tổng duyệt, tâm lý sẽ thoải mái và thực hiện tốt hơn hơn so với khi chính thức ở trên sân khấu

Ý tưởng tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty

Một ý tưởng tốt, một chủ đề hay sẽ giúp buổi lễ trở nên đặc biệt và để lại dấu ấn trong lòng mỗi khách mời tới tham dự. Đặc biệt, sẽ giúp việc truyền thông, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tốt hơn, thể hiện sự chuyên nghiệp và đầu tư của doanh nghiệp.

Một idea xuyên suốt và được định hình rõ ràng sẽ giúp buổi lễ kỉ niệm trở nên vô cùng phong cách. Xác định cho mình một chủ đề thật đặc biệt cũng sẽ giúp việc lên kế hoạch từ cách tiến hành, mời khách đến thiết kế, trang trí và lựa chọn địa điểm tổ chức được diễn ra dễ dàng. Dưới đây là một số ý tưởng ccho chủ đề của buổi lễ kỉ niệm ngày thành lập công ty.

1. Những con số

Nếu công ty của bạn tổ chức sự kiện kỷ niệm 5,10,15 hay 20 năm thì bạn nên nhấn mạnh con số đó. Và nếu công ty được thành lập vào thập niên 80 hay 90 thì tại sao không quay ngược thời gian và biến tấu không gian tiệc theo phong cách này.

2. Màu sắc

Những gam màu thuần túy hay đối phản luôn mang đến nguồn cảm hứng bất tận. Bạn có thể tổ chức lễ kỉ niệm với hai màu sắc đen và trắng. Hoặc có thể dựa theo tone màu trên brand guidline của doanh nghiệp mình. Một không gian chủ đạo được phá cách hòa lẫn giữa cổ điển và hiện đại từ trang phục đến bối cảnh chắc chắn sẽ tạo ấn tượng vô cùng đậm sâu trong lòng mỗi khách mời tham dự.

3. Thiên nhiên

Bạn không có khả năng đưa cả công ty đi nghỉ mát ở bãi biển, hay lên rừng nhưng chắc chắn bạn có thể ” mang” biển, núi rừng vào đêm tiệc của mình. Tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty với vô sổ vỏ sò, hình ảnh sóng nước hoặc các tán cây xanh hay những ngọn núi mini …Tất cả những hình ảnh đó chắc chắn sẽ rất thú vị và tạo cho khách mời một trải nghiệm tuyệt vời, đáng nhớ.

4. Đặc trưng văn hóa, ngành nghề

Khả năng với chủ đề này là vô tận. Tổ chức lễ kỉ niệm ngày thành lập công ty sẽ gắn với truyền thống của công ty bạn. Sự quen thuộc được nhấn nhá bằng các sáng tạo mới mẻ đôi khi lại mang đến hiệu quả bất ngờ.